Informování subjektu údajů o zpracování osobních údajů

 (dále jen „Prohlášení“)

 

Prohlášení o zpracování osobních údajů dle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EC) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a poučení subjektů údajů (dále jen ,,GDPR“)

 

Adecco se zavazuje chránit a respektovat Vaše soukromí. Toto Prohlášení o ochraně soukromých informací popisuje Vaše soukromá práva ohledně informací, které zpracováváme, jakož i o krocích, které podnikáme na ochranu Vašeho soukromí. Víme, že je to dlouhé, ale přečtěte si prosím toto Prohlášení pozorně.

 

Správce osobních údajů

 

Společnost Adecco spol. s r.o. se sídlem Štětkova 1638/18, 140 00 Praha 4 – Nusle, lČ: 458 06 403; DIČ: CZ458 06 403, je zapsána v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze, oddíl C, vložka 12018 (dále jen ,,správce“) Vás tímto v souladu s čl. 12 GDPR informuje o zpracování Vašich osobních údajů a o Vašich právech.

 

 

Subjekt údajů

Subjektem údajů pro účely tohoto Prohlášení se rozumí:

 

  1. uchazeč o zaměstnání
  2. zaměstnanec společnosti
  3. externí spolupracovník

 

Jak a jaké osobní informace společnost shromažďuje a používá?

 

Zdroje osobních údajů

 

  • přímo od subjektů údajů
  • třetí strany (např. reference od bývalého zaměstnavatele, kolegů, zaměstnanců společnosti apod.)
  • veřejně přístupné rejstříky, seznamy a evidence (např. obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, katastr nemovitostí, veřejný telefonní seznam apod.)

 

 

Osobní informace, které společnost obvykle shromažďuje, zahrnují zejména:

  • Vaše jméno, datum a místo narození, kontaktní údaje a kvalifikaci (vzdělání, kurzy, stáže apod.) a jakékoli další informace, které jste uvedl/a ve svém stručném životopise;
  • Údaje z Vašeho profilu na LinkedIn nebo účtu na jiných sociálních médiích;
  • Pokud se na nás obrátíte, v některých případech si ponecháme záznam této korespondence;
  • Zpětnou vazbu o Vás od našich pracovníků a třetích stran, s nimiž nebo pro něž pracujete, a další hodnotící informace; pokud poskytujete Vy zpětnou vazbu o jiných, obvykle si ji ponecháváme také, a jde zároveň o osobní informaci o Vás (koneckonců je to Váš názor);

 

 

  • Můžeme také shromažďovat informace o Vašem používání našich systémů včetně (zejména) vaší IP adresy, prohlížeče, časových dat, umístění, provozní ch údajů podle zemí, lokalizačních údajů, weblogů a jiných komunikačních údajů a zdrojů, k nimž máte přístup. Tyto informace usnadní používání našeho systému v budoucnu;
  • Podrobnosti o případných postiženích a jakýchkoli úpravách, které pro Vás můžeme na pracovišti potřebovat;

Jakmile nastoupíte u společnosti, budeme také shromažďovat tyto další údaje:

  • Adresní a identifikační údaje sloužící k jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci subjektu údajů (např. jméno, příjmení, titul, dosažení vzdělání, příp. rodné číslo, datum narození, adresa trvalého/přechodného pobytu) a údaje umožňující kontakt se subjektem údajů (kontaktní údaje – např. kontaktní adresa, číslo telefonu, e-mailová adresa a jiné obdobné informace)
  • V případě, že jste cizinec také kopie dokladů potvrzujících vaše právo pracovat v místech, na kterých budete pracovat (víza, zaměstnanecké karty, trvalý/přechodný pobyt);
    • Mzdové informace, například informaci o Vašem bankovním účtu, sociálním, zdravotním pojištění, informace daňového charakteru, informace o Vašich případných srážkách ze mzdy, čerpaných benefitech a jakékoli další srážky, které máme jako zaměstnavatel povinnost provádět z Vaší mzdy (například exekuce, insolvence apod.);
  • Podrobnosti o Vašich závislých osobách a nejbližších (daňové úlevy na děti apod.);
    • Záznamy o Vaší přítomnosti/nepřítomnosti, času stráveném nad projekty, školením;
    • Informace o Vašem používání systémů a prostor IT (včetně kamerových a vstupních systémů);
    • Informace o služebních cestách potřebné k jejich zajištění (ceny letenek, vlaku, rezervací hotelu & pronájmu automobilu) a vyúčtování náhrad cestovních výdajů;
    • Fotografie a videa z Vaší účasti na školení nebo podobných firemních akcích (při takovém shromáždění budete mít možnost požádat, aby Vás nenatáčeli nebo nefotografovali); a
    • V některých případech budeme shromažďovat i citlivé informace (např. údaje ohledně Vašeho zdravotního stavu).
  • Další údaje nezbytné pro plnění smlouvy.

 

Proč používáme osobní informace o Vás?

Společnost shromažďuje a zpracovává osobní informace:

  1. aby dále rozvíjela a zdokonalovala firemní systémy/procesy; to se odehrává hlavně v kontextu nových systémů a procesů IT, takže informace o Vás mohou být využity při testování těchto nových systémů a procesů IT, kde simulovaná data nemohou plně duplikovat operace takového nového systému IT;

 

 

  1. k provádění studií a statistického a analytického výzkumu, například ke srovnání účinnosti umístění kandidátů u klientů mezi různými obchodními oblastmi a zeměpisnými oblastmi a k úsilí o určení faktorů, které by mohly ovlivnit jakékoli rozdíly, které stanovíme;
  2. k předávání údajů třetím stranám (viz níže);
  3. v případě nutnosti ke splnění jakýchkoli právních závazků;
  4. Když začnete pracovat pro Společnost, abychom splnili své povinnosti jako Váš zaměstnavatel

Když začnete pracovat pro společnost:

 

Co na to říká zákon?

Zákon od nás požaduje, abychom ke zpracování informací, které o Vás máme, měli zákonný důvod.

Pokud pracujete se společností Adecco nebo jejím prostřednictvím, je naše zpracovávání osobních informací pro všechny tyto účely založeno na důvodech pro zpracování jakými jsou provádění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, zpracovávání nezbytné pro splnění právních nebo regulatorních povinností a/nebo zpracovávání nezbytné pro účely oprávněných zájmů Adecco při uplatňování základních práv svých a svých zaměstnanců za účelem podnikání způsobem, který neoprávněně neovlivňuje Vaše zájmy nebo základní práva a svobody. Pokud je zpracovávání nezbytné pro oprávněné

 

 

zájmy Adecco, ujišťujeme Vás, že zpracovávání je prováděno takovým způsobem, že naše oprávněné zájmy převažují nad jakýmikoli zájmy jednotlivce. Budeme zpracovávat Vaše osobní informace z jiných než z těchto důvodů pouze s Vaším souhlasem (jiný důvod zpracovávání).

 

Musíte nám poskytnout osobní informace, o které požádáme?

Poskytování Vašich osobních informací je požadavek nutný pro uzavření naší smlouvy s Vámi a/nebo její zachování v platnosti. To znamená, že jste povinni nám Vaše osobní informace poskytnout.

Pokud nám neposkytnete své osobní informace, buď nebudeme schopni provádět zaměstnanecký nebo dodavatelský poměr s Vámi, nebo přinejmenším se nebudete moci účastnit určitých procesů, jako je zpětná vazba nebo rozvoj kariéry (což také nemusí být v souladu s Vaší smlouvou s námi).

 

Zpracováváme informace o Vás bez jakéhokoli lidského zásahu?

Ano, zpracováváme. Společnost používá automatické systémy/procesy a automatické rozhodování (jako je vytváření profilů), abychom poskytli Vám a našim klientům služby, které od nás vyžadujete. Například, pokud naši klienti hledají kandidáty na pracovní místa, můžeme prozkoumat naše seznamy kandidátů s použitím automatizovaných kritérií, abychom vytvořili užší seznam.

 

Jak dlouho si ponecháváte mé osobní informace?

Společnost si může (a za některých okolností musí, záleží na druhu údajů) ponechat Vaše údaje po dobu několika let od ukončení Vašeho zaměstnání u nás. Obecně si ponecháváme údaje ohledně daní a Vaši pracovní smlouvu, finanční informace (včetně údajů z výplatních listin a údajů týkajících se mzdy, atd.) po dobu 10 až 30 let (mzdové listy), a ostatní osobní informace po dobu 5 let. Citlivé osobní údaje si neponecháváme déle než je skutečně nezbytné, většinou tedy po dobu trvání Vašeho pracovního poměru u společnosti.

 

Předáváme Vaše osobní údaje třetím stranám?                                              

Jak je uvedeno výše, obvykle poskytujeme Vaše údaje třetím stranám. Děje se tak za účelem splnění účelů uvedených výše.  Činíme tak za následujících okolností:

  • Našim dodavatelům. Můžeme například najmout dodavatele, aby provedl administrativní a provozní práci na podporu našeho vztahu s Vámi. Dodavatel(é) bude(budou) subjektem smluvních a dalších právních závazků, aby byla zachována důvěrnost Vašich údajů a bylo respektováno Vaše soukromí, a bude (budou) mít přístup pouze k údajům, které potřebují pro výkon svých funkcí; typickými takovými dodavateli jsou dodavatelé IT (kteří hostí nebo podporují naše systémy IT, včetně informací o Vás), firmy pro správu budov (které dohlížejí na fyzickou bezpečnost našich budov), poskytovatelé benefitů (stravenky, benefit karty apod.) poskytovatelé cestovních služeb (kteří zařizují a organizují služební cesty), poskytovatelé služeb administrativní podpory v oblasti financí a účetnictví (kteří by mohli potřebovat údaje kolegů a TH pracovníků za účelem zpracování účtů závazků a pohledávek), poskytovatelé zdravotnických služeb (pro zajištění vstupní prohlídky), poskytovatelé archivačních a skartačních služeb (uložení dokumentů jež vyžaduje zákon a předání dokumentů k důvěrné skartaci), poskytovatelé marketingových služeb (především pro výrobu vizitek), pojišťovny, půjčovny vozů a leasingové společnosti (při řešení pojistných a škodných událostí).

 

  • Zaměstnancům společností v rámci Adecco Group v jiných zemích. Ty se mohou nacházet v Evropské unii nebo mimo ni; různí členové skupiny plní různé funkce a následkem toho mohou být s nimi vaše informace sdíleny z různých důvodů:
    • informace jsou sdíleny s členy skupiny Adecco Group, kteří poskytují IT služby pro společnosti Adecco po celém světě; tyto IT oblasti se nacházejí ve Francii, v Praze a Amsterdamu.
    • informace jsou sdíleny s centrálou Adecco Group ve Švýcarsku pro účely plánování pracovních sil, rozpočtování a zpětné vazby; tyto informace může také využívat centrála ve Švýcarsku, abychom vám mohli nabídnout nové pracovní příležitosti v rámci Adecco Group nebo u našich klientů.
    • informace sdílejí také dceřiné společnosti Adecco Group po celém světě, pokud jste tedy vyjádřili zájem o pracovní příležitosti v rámci tohoto trhu, nebo členové Adecco Group zjistí, že můžete mít konkrétní znalosti a dovednosti, které se vyžadují nebo mohou být využity v rámci tohoto trhu. Seznam zemí, ve kterých působíme, je k dispozici pod odkazem ‚zvolte si zemi‘ na našich webových stránkách www.adecco.com
  • Vaše údaje budeme sdílet s vládními, policejními, regulatorními orgány, insolvenčními správci nebo exekutory pokud se podle našeho vlastního uvážení domníváme, že jsme ze zákona povinni nebo zmocněni tak učinit, nebo by bylo rozumné tak učinit;
  • Osobní údaje jsou sdíleny i s našimi klienty a to pouze v případě jedná-li se o klienta ke kterému jste přiděleni na základě pracovní smlouvy nebo dohody a pokynu k dočasnému přidělení. Jedná se o záznamy ze vstupních lékařských prohlídek, předávací protokoly k ochranným pracovním pomůckám, potvrzení o absolvování školení BOZP (prezenční listina), případně jiná potvrzení souvisejících s výkonem práce.
  • Jako součást hloubkové kontroly týkající se (nebo provedení) fúze, akvizice, změny poskytovatele služeb nebo jiné obchodní transakce můžeme mít potřebu poskytnout vaše údaje potenciálnímu prodávajícímu nebo kupujícímu, novému poskytovateli služeb a jejich poradcům.

 

Předáváme vaše údaje mimo Evropskou unii?

Vaše údaje mohou být předávány a zpracovávány v jedné nebo více dalších zemích, v rámci Evropské unie nebo mimo ni. Úplný seznam zemí, ve kterých působíme, je k dispozici pod odkazem ‚zvolte si zemi‘ našich webových stránek na www.adecco.com.

Vaše údaje předáme mimo prostor EU pouze do zemí, které Vám podle názoru Evropské komise nabízejí odpovídající úroveň ochrany (seznam těchto zemí je k dispozici zde: http://ec.europa.eu/justice/data-protection/international-transfers/adequacy/index_en.htm), nebo kde Adecco Group zavedla vhodná ochranná opatření na dosažení zachování ochrany vašich informací (k tomu obvykle používáme jednu z forem smlouvy o předávání údajů, které schválila Evropská komise, jejichž exempláře jsou k dispozici zde: http://ec.europa.eu/justice/data-protection/international-transfers/transfer/index_en.htm ).

 

 

 

Jaká jsou Vaše práva?                                                                                 

  • Právo přístupu a získání kopie Vašich osobních informací

Jste oprávněni požadovat potvrzení, zda zpracováváme Vaše osobní informace. Pokud tomu tak je, můžete mít přístup ke svým osobním informacím a určitým informacím o tom, jak jsou zpracovávány. V některých případech nás můžete požádat o poskytnutí elektronické kopie Vašich informací. Pokud existuje samoobslužný systém, opravdu Vás vyzýváme, abyste do něj vstoupili a provedli aktualizaci sami.

  • Právo opravit Vaše osobní informace

Pokud můžete prokázat, že osobní informace, které o Vás máme, nejsou správné, můžete požádat, aby tyto informace byly aktualizované nebo jinak opravené. Pokud existuje samoobslužný systém, opravdu Vás vyzýváme, abyste do něj vstoupili a provedli aktualizaci sami.

  • Právo být zapomenut/nechat údaje vymazat

Pokud nepotřebujeme uchovávat nebo zpracovávat údaje z jakéhokoli jiného důvodu, můžete požádat, abychom zastavili nebo omezili zpracovávání nebo vymazali (některé nebo všechny) Vaše osobní informace.

  • Právo na námitku

Pokud se zpracovávání Vašich údajů společností opírá o oprávněný zájem společnosti (a nikoli o jiný důvod zpracovávání), nebo se týká přímého marketingu, máte právo vznést námitku proti zpracování Vašich údajů Společností s odkazem na Vaši konkrétní situaci.

Pokud chcete uplatnit kterékoli Vaše právo, zašlete nám laskavě email na privacypolicy@adecco.cz.
Pokud nám posíláte email za účelem uplatnění Vašich práv, Společnost Vás může požádat, abyste sdělili svou totožnost, ještě než aktivujete svou žádost.

A konečně, máte právo podat stížnost u orgánu pro ochranu osobních údajů v místě, kde žijete a pracujete, nebo v místě, kde podle Vás problém ohledně Vašich údajů vznikl.

Provádíme nějaké monitorování?

V rozsahu, který umožňuje zákon, si Adecco vyhrazuje právo kontrolovat, sledovat a zaznamenávat přístup, užití a obsah jakýchkoli údajů uchovávaných nebo zpracovávaných jejími systémy IT. Činíme tak pro účely (d)-(h) uvedené shora, avšak upozorňujeme na tento fakt konkrétně v této poznámce, abyste si byli vědomi zejména toho, že Vaše používání činností týkajících se systémů IT může být monitorováno jinými.

Jak je to se zabezpečením údajů při používání systémů Adecco?

Odpovídáte za zabezpečení Vašich přihlašovacích údajů do systémů Adecco, zejména hesla, které jsme Vám přidělili, nebo které jste si zvolili. Tato přihlašovací pověření jsou pro Vaše vlastní použití. Nejste oprávněn sdílet své pověření nebo jiné podrobnosti k účtu s jakoukoli další osobou (osobami).

 

 

Jak nás můžete kontaktovat?

Pokud máte nějaké otázky nebo obavy ohledně tohoto prohlášení o ochraně soukromých informací, nebo máte zájem o další informace o našem způsobu ochrany informací (například při jejich předávání mimo Evropu) a/nebo pokud chcete kontaktovat Pověřence pro ochranu údajů (DPO), kontaktujte nás laskavě na privacypolicy@adecco.cz.

 

Jak řešíme změny v prohlášení o ochraně soukromých informací?

Podmínky tohoto Prohlášení se mohou průběžně měnit. Uveřejníme jakékoli podstatné změny ohledně tohoto Prohlášení prostřednictvím příslušných oznámení, buď e-mailem nebo na Intranetu, případně vás budeme kontaktovat s použitím dalších komunikačních kanálů.

 

 

S pozdravem

 

Adecco, spol. s r.o.